Penerapan ISO 9001 untuk Perguruan Tinggi Indonesia

Persaingan Perguruan Tinggi (PT) di Indonesia sudah mulai meningkat. Hal ini disebabkan oleh era globalisasi yang semakin memberi celah untuk bersaing antar negara, termasuk dalam dunia pendidikan. Anggapan bahwa PT asing paling berkompeten dan sangat profesional menjadikan keinginan generasi muda Indonesia untuk melanjutkan pendidikan di PT asing semakin meningkat. Sudah menjadi hal yang umum ketika PT asing mengirimkan mahasiswanya untuk studi banding ke Indonesia dengan berbagai tujuannya masing-masing, begitu juga PT di Indonesia. Namun tidak jarang PT asing mulai merekrut calon mahasiswa Indonesia untuk melanjutkan studi di PT tersebut dengan bantuan beasiswa. Tidak menutup kemungkinan pula jika suatu saat PT asing diperbolehkan untuk beroperasi di Indonesia. Hal ini seharusnya menjadi motivasi PT di Indonesia untuk memperbaiki semua aspek agar setidaknya setara bahkan lebih baik dari PT asing. Dengan begitu generasi Indonesia akan lebih memilih untuk menuntut ilmu di negaranya sendiri.

Perbaikan yang diperlukan PT Indonesia harus sesuai dengan standar internasional agar dapat bersaing dengan PT asing untuk segi kualitas dan lainnya. Beberapa peraturan pemerintah yang dikeluarkan untuk mewujudkan misi pendidikan nasional yang terdiri dari mutu, efisiensi, dan relevansi dalam pendidikan. Sistem akreditasi PT oleh Badan Akreditasi Nasional lebih melihat pada pengukuran sumber daya dan isi, namun pengukuran terhadap proses belum terlalu mendalam. Dalam memperbaiki mutu suatu PT tidak cukup hanya diukur dari hasil prosesnya saja, melainkan tahapan proses itu menjadi sangat penting untuk dijadikan evaluasi dan perbaikan. Salah satu standar internasional yang mengutamakan penilaian terhadap proses yaitu Sistem Manajemen Mutu ISO 9001.

PT dengan sertifikasi ISO 9001, memulai dengan menetapkan sistem mutu yang akan diterapkan dan tentunya sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai, misalkan untuk menghasilkan lulusan terbaik dengan waktu studi cepat dan nilai yang memuaskan. Selanjutnya ditentukan kebijakan mutu lalu menentukan sasaran mutu untuk periode tertentu. Semua prosesnya harus terdokumentasi secara baik dan benar karena ISO 9001 memiliki moto, yaitu Tuliskan apa yang dilakukan dan lakukan apa yang telah dituliskan. Dokumentasi yang dilakukan ini berguna sebagai pengingat batasan dalam berkegiatan sekaligus dijadikan bahan evaluasi untuk perbaikan PT.

ISO 9001 pada PT sendiri memiliki banyak manfaat. Selain digunakan sebagai senjata untuk bersaing dengan PT asing, ISO 9001 juga menjadi penjamin mutu suatu PT. Hal ini akan menumbuhkan kepercayaan masyarakat kepada PT bahwa akan memberikan proses layanan yang prima, baik dari segi akademik maupun administrasi. Fungsi ISO untuk memastikan prosedur pelayanan yang ada di PT sudah baku sehingga dalam melaksanakan programnya sudah jelas. Pada dasarnya, penerapan ISO di perguruan tinggi untuk menjamin kepuasan mahasiswa, dosen, karyawan, maupun pihak yang terlibat.

Suatu PT yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO 9001 harus melewati beberapa tahapan yang sudah diatur dalam ketentuan, selain itu ada beberapa syarat yang harus dimiliki PT untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001, antara lain :

1. Komitmen manajemen terhadap mutu
2. Sistem mutu
3. Kontrak dengan pelanggan internal & eksternal (hak mahasiwa dan hak pelanggan eksternal, seperti orang tua)
4. Kontrol dokumen
5. Kebijakan seleksi & ujian masuk
6. Layanan pendukung pelajar, mencakup kesejahteraan, Konseling dan pengarahan tutorial
7. Catatan kemajuan pelajar
8. Pengembangan, sesain dan penyampaian kurikulum, strategi-strategi pengajaran dan pembelajaran
9. Penilaian tes
10. Konsistensi metode penelitian
11. Prosedur dan catatan penilaian yang mencakup catatan prestasi
12. Metode dan prosedur diagnostik untuk mengidentifikasikan kegagalan dan kesalahan
13. Tindakan perbaikan terhadap kegagalan pelajar, sistem untuk menghadapi komplain dan tuntutan
14. Fasilitas & lingkungan fisik, bentuk tawaran Lain, seperti fasilitas olah raga, kelompok-kelompok dan perkumpulan ekstra kurikuler, persatuan pelajar, fasilitas pembelajaran, dan lain-lain
15. Catatan mutu
16. Prosedur-prosedur pengesahan & audit mutu internal
17. Pelatihan dan pengembangan staf, mencakup prosedur-prosedur untuk menilai kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan evaluasi efektifitas pelatihan
18. Metode-metode review, monitoring dan evaluasi

Penerapan ISO 9001 pada perguruan tinggi tidak dapat berjalan begitu saja tanpa adanya dukungan dan komitmen dari semua elemen untuk selalu ada dalam lingkup sistem mutu terpadu dengan melakukan fungsi manajemen (Planing, Doing, Checking, Reviewing) dan sungguh-sungguh dalam mengelola sumber daya meliputi 7M (Man, Money, Material, Methods, Machine, Market dan Minute) sehingga tujuan PT dapat tercapai. Dalam mencapai sistem matu terpadu terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi, antara lain :

• Manajemen

Pimpinan puncak (Rektor dan jajarannya) harus menetapkan kebijakan mutu, menentukan rencana pencapaian, mengalokasikan sumber daya, dan secara aktif terlibat dalam pengawasan kemajuannya. Kebijakan Mutu yang dibuat harus tersosialisasikan kepada seluruh civitas akademik.

• Manusia

Sumber daya manusia (tenaga akademik maupun non-akademik) sebagai pelaksana dan objek untuk mencapai tujuan (mutu) harus memiliki kesadaran mutu, komitmen dan tanggung jawab serta terlibat secara aktif mewujudkan tercapainya mutu yang diharapkan.

• Sistem/Proses

Dalam pencapaian mutu perlu dibentuk satu sistem mutu sesuai proses produksi yang ada di lingkungan PT. Sehingga sistem mutu dibangun berlandaskan kekuatan sumber daya sendiri untuk mencapai mutu yang diharapkan serta peningkatan mutu secara berkesinambungan. Oleh karena itu setiap sumber daya yang terlibat dalam satu sistem mutu ini harus mampu bekerjasama, konsisten, bertanggung jawab, komitmen untuk mewujudkan mutu sesuai yang ditetapkan.