Tahapan Sertifikasi ISO 9001, Hal Penting yang Harus Anda Tahu

Published by Trust Consultant on October 6, 2023October 6, 2023

Dalam artikel ini, kami akan menyajikan informasi penting dan mendasar untuk Anda ketahui jika ingin mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015. Faktanya, masih banyak perusahaan yang sebenarnya belum mengetahui tentang ISO 9001, hanya tahu bahwa perusahaan mereka membutuhkan sertifikasinya. Mungkin juga ada perusahaan yang telah melakukan riset internal, tetapi masih belum sepenuhnya memahami tentang pentingnya ISO 9001 ini. 

Bagaimana Cara Mendapatkan Sertifikasi ISO 9001:2015?

Jika Anda ingin mendapatkan ISO 9001, Anda harus menyiapkan dokumen bukti yang menunjukkan bahwa Sistem Manajemen Mutu (SMM) di perusahaan Anda sudah tepat dan memenuhi persyaratan standar yang dibutuhkan untuk sertifikasi. Ini merupakan tahap awal, yang disebut tahap asesmen. 

Dalam tahap awal ini semua peraturan dan prosedur di perusahaan Anda akan ditinjau lalu diidentifikasi kesenjangan dari sistem yang ada dengan persyaratan yang berlaku untuk mencapai sertifikat ISO 9001 (gap analysis). Tujuan dari tahap ini adalah untuk mendapatkan gambaran awal mengenai proses bisnis, penerapan sistem manajemen, dan ketersediaan dokumen. Dari sini juga akan diketahui apakah ada perubahan dokumen, perlukah pembuatan baru, penggabungan, atau bahkan penghapusan dokumen serta formulir yang dianggap tidak perlu.  

Jika semua proses dan dokumen dirasa sudah lengkap, maka tahap terakhir adalah audit eksternal yang dilakukan oleh auditor dari lembaga sertifikasi. Setelah itu sertifikat ISO 9001 akan diterbitkan beserta beberapa catatan review dari lembaga sertifikasi tersebut.

Baca juga: 6 Tahapan Konsultasi ISO di Trust Consultant

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001?

Lamanya proses sertifikasi ini bisa berbeda- beda tiap organisasi atau perusahaan. Waktu yang dibutuhkan sangat dipengaruhi oleh banyak faktor, termasuk seberapa besar organisasi atau perusahaan Anda, sejauh mana sistem yang sudah sesuai, dan seberapa banyak sumber yang tersedia untuk mengerjakan sistem manajemen Anda. 

Akan tetapi, rata- rata waktu yang dibutuhkan dalam proses persiapan sertifikasi ISO 9001 adalah antara 3 – 6 bulan. Walaupun terkadang ada yang memakan waktu lebih lama, atau bahkan lebih cepat dari tiga bulan. Jika perusahaan Anda telah menyiapkan tim khusus sertifikasi ISO sebelumnya, maka ini akan sangat mempermudah proses sertifikasi sehingga waktu yang dibutuhkan pun akan lebih singkat. 

Seberapa Sulit Mendapatkan Sertifikat ISO 9001:2015?

Tingkat kesulitan dalam sertifikasi ISO juga tidak dapat disamakan untuk semua perusahaan. Hal ini sangat tergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan atau organisasi Anda. Namun, Anda tidak perlu khawatir karena prosesnya tidak semenakutkan yang dibayangkan. Semakin maksimal persiapan yang Anda lakukan, semakin mudah dan cepat proses sertifikasinya. 

Untuk itu, Anda bisa memulai dengan mempelajari persyaratan apa saja yang dibutuhkan dalam ISO 9001:2015, lalu persiapkan sebaik mungkin perusahaan Anda sesuai dengan persyaratan tersebut. Lalu, bagaimana jika perusahaan Anda tidak punya cukup waktu atau sumber daya untuk melakukan persiapan mandiri? Jangan khawatir, Anda dapat menggunakan jasa konsultan ISO untuk mendampingi dan membantu perusahaan dalam proses sertifikasi ISO 9001.  

Bagaimana Peran Konsultan ISO dalam Proses Sertifikasi?

Beberapa peran utama konsultan ISO dalam mendampingi perusahaan untuk memperoleh sertifikat ISO adalah:  

1. 1. Memberikan pengetahuan ahli. Konsultan ISO dapat menyalurkan pengetahuan mereka yang mendalam terkait bidang yang mereka kuasai dan terutama yang berkaitan dengan standar ISO. Ditambah pengalaman mereka dalam mendampingi klien untuk sertifikasi ISO, juga menjadi keunggulan yang sangat dibutuhkan. 
   2. Penilaian awal dan persiapan. Pada tahap awal, konsultan ISO akan menilai sistem dan prosedur yang ada dalam perusahaan Anda. Setelah melakukan gap analysis, konsultan ISO akan mempersiapkan dan merekomendasikan metode agar perusahaan Anda dapat memenuhi ketentuan standar. 
   3. Perencanaan dan implementasi. Pada tahap ini konsultan akan membantu merencanakan, dan mengimplementasikan perubahan yang diperlukan. Misalnya, mengembangkan kebijakan, prosedur, sistem, hingga mengadakan training karyawan
   4. Pelaksanaan audit internal. Sebelum pengajuan permohonan sertifikasi, konsultan ISO akan membantu melakukan audit internal untuk memastikan bahwa perusahaan Anda telah memenuhi persyaratan sertifikasi.
   5. Koordinasi dengan lembaga sertifikasi. Pada umumnya, konsultan ISO telah memiliki kerjasama dengan lembaga sertifikasi ISO. Mereka akan menjadi penghubung antara perusahaan Anda dengan lembaga sertifikasi untuk proses audit eksternal. Perusahaan Anda akan dibantu untuk mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan, menjadwalkan audit serta memastikan bahwa persyaratan audit terpenuhi. Bahkan, konsultan ISO akan ikut mendampingi perusahaan Anda selama proses audit eksternal tersebut. 

Semua tahapan sertifikasi ISO 9001:2015 dapat dilakukan dengan lebih mudah jika Anda mempersiapkan perusahaan Anda dengan lebih baik. Tentu akan jauh lebih mudah jika perusahaan Anda didampingi oleh konsultan ISO yang lebih berpengalaman. Trust Consultant sebagai konsultan ISO terpecaya akan membantu perusahaan Anda sepanjang proses sertifikasi tersebut, dan kami menjamin adanya garansi mendapatkan sertifikat. Segera hubungi kami untuk mendapatkan penawaran terbaik melalui kontak di bawah ini:

Telp: (0274) 497 667          Whatsapp: 0811 2844 123

Sumber referensi:

British Assessment Bureau. 25/03/20. How to get ISO 9001 certification: everything you need to know. Diakses pada 26/09/23. https://www.british-assessment.co.uk/how-to-get-iso-9001-certification-everything-you-need-to-know/ 

Penulis: (S)