Prinsip Manajemen Mutu versi ISO

Prinsip manajemen mutu berasal dari para ahli Internasional di dalam Technical Committee 176 – Quality Management and Quality Assuransce, Sebagai dasar dalam merevisi standar ISO 9000:2000

Dapat digunakan sebagai kerangka kerja ( framework untuk Pedoman Peningkatan Organisasi )

Delapan Prinsip tersebut yaitu :

1. Customer Focused Organisation
2. Leadership
3. Involvement of People
4. Process Aproach
5. System Approach to Management
6. Continual Improvement
7. Factual Approach to Decision Making
8. Mutually Beneficial Supplier-Relationship

Prinsip 1 : CUSTOMER FOCUSED ORGANISATION

FOKUS PADA PELANGGAN

Perusahaan tergantung pada pelanggannya, maka haruslah mengerti apa keinginan pelanggan saat itu dan masa yang akan datang.

Temu-kenali apa keperluan pelanggan dan berusahalah untuk memenuhi bahkan melebihi harapan-harapan pelanggan.

( Organizations depend on their customer and therefore should understand current and future needs , meet customer requirements and strive to exeed customer expectations )

Penerapan khusus Prinsip 1 :

– Teliti pahami kebutuhan dan harapan pelanggan

– Pastikan bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan

– Komunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh organisasi

– Ukur kepuasan pelanggan lalu ambil tindakan dari hasil pengukuran

– Kelola secara sistematis hubungan dengan pelanggan

– Buatlah keseimbangan pendekatan antara kepuasan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya seperti : pemilik modal, karyawan, pemasok, masyarakat dan pemerintah.

Prinsip 2 : LEADERSHIP

KEPEMIMPINAN

Para pimpinan menetapkan / membangun kesatuan arah dan tujuan organisasi . Pimpinan harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang mendukung, sehingga SDM nya sepenuhnya berdaya-upaya dalam mencapai tujuan / sasaran-sasaran organisasi.

( Leaders establish unity of purpose and direction of the organization . They should create and maintain the internal environment in which people can fully involved in achieving the organization’s objectives ).

Penerapan khusus Prinsip 2 :

– Pertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan , termasuk pelanggan.

– Tetapkan dan jelaskan visi organisasi ke depan agar setiap orang mengerti tujuan.

– Tentukan sasaran dan target yang menantang dan sosialisasikan

– Ciptakan dan sokong nilai-nilai kebersamaan, kejujuran dan model tugas yang etis pada semua level organisasi

– Lengkapi semua orang dengan sumberdaya yang diperlukan ( misalnya : pelatihan sesuai keperluan bidang tugas ), dan beri kebebasan bertindak dengan penuh tanggungjawab.

– Beri semangat kebesaran hati dan pengakuan terhadap konstribusi setiap orang

Prinsip 3 : INVOLVEMENT OF PEOPLE

Keterlibatan sumberdaya manusia

Sumberdaya manusia pada semua level ( tingkatan ) adalah faktor penting dari suatu organisasi, dan keterlibatan sepenuhnya dari mereka memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk keuntungan organisasi.

( People at all levels are the essence of an organization and their full involvement enables their abilities to be used for the organization’s benefit )

Penerapan khusus Prinsip 3 :

– Upayakan setiap orang memahami pentingnya konstribusi dan peran mereka

– Upayakan setiap orang mengenali batasan kinerja serta lingkup tanggung-jawab mereka

– Upayakan setiap orang mengetahui permasalahan kerja mereka dan termotivasi untuk menyelesaikannya

– Ajak setiap orang aktif melihat peluang untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman mereka

– Fasilitasi agar setiap orang bebas berbagi pengetahuan / pengalaman dan berinovasi

– Budayakan agar setiap orang secara terbuka mendiskusikan permasalahan

Prinsip 4 : PROCESS APPROACH

Pendekatan Proses

Hasil yang diinginkan tercapai dengan lebih efisien bila aktivitas dan sumber-sumber yang terkait diatur dengan baik sebagai sebuah proses.

( A desire result is achieved more efficiently when related resources and activities are managed as a process )

Penerapan khusus Prinsip 4 :

– Secara sistematis menentukan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan

– Menganalisa dan mengukur kapabilitas aktivitas-aktivitas kunci .

– Mengidentifikasi interface aktivitas-aktivitas kunci di dalam dan di antara fungsi-fungsi organisasi

– Upayakan agar proses lebih singkat dan efektif , tidak berbelit-belit

– Menekankan pada faktor-faktor seperti sumberdaya, metode dan material untuk memperbaiki aktivitas kunci pada organisasi

– Hilangkan birokrasi , serta eliminir fungsi-fungsi organisasi yang tugasnya saling tumpang tindih

– Mengevaluasi resiko, konsekwensi, dan dampak aktivitas pada pelanggan / pemasok ataupun pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

Prinsip 5 : SYSTEM APPROACH TO MANAGEMENT

Pendekatan Sistem pada Manajemen

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan suatu system dari proses-proses yang saling terkait, untuk menghasilkan perbaikan-perbaikan yang objektif pada perusahaan dengan efektif dan efisien.

( Identifying, understanding and managing system of interrelated processes for a given objective improves the organization’s effectiveness and efficiency )

Penerapan khusus Prinsip 5 :

– Penyusunan system untuk mencapai sasaran organisasi dengan lebih efektif dan efisien

– Memahami keadaan saling ketergantungan diantara proses-proses pada sistem

– Pendekatan struktur yang harmonis dan integrasi proses-proses , dengan tugas yang tidak saling tumpang tindih

– Memberi pemahaman terbaik pada tugas-tugas / tanggung-jawab yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bersama, serta mengurangi hambatan lintas fungsional

– Menargetkan dan menentukan bagaimana aktivitas khusus dalam suatu sistem akan beroperasi

Prinsip 6 : CONTINUAL IMPROVEMENT

( Perbaikan yang kontinu )

Perbaikan yang berkesinambungan harus menjadi pekerjaan yang permanen dari organisasi

( Continual Improvement should be a permanent objective of the organization )

Penerapan khusus Prinsip 6 :

– Laksanakan secara konsisten pendekatan organisasi untuk kontinuitas perbaikan performansi

– Sediakan dan kirim SDM untuk pelatihan terhadap metode dan alat perbaikan berkesinambungan

– Laksanakan perbaikan yang kontinu pada produk, proses dan sasaran system

– Tetapkan tujuan dan sasaran sebagai pedoman, dan ukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan

– Beri penghargaan dan pengakuan terhadap perbaikan

Prinsip 7 : FACTUAL APPROACH TO DECISION MAKING

( Pendekatan factual untuk pengambilan keputusan )

Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan analisa data dan informasi

( Effective decisions are based on the analysis of data and information )

Penerapan khusus Prinsip 7 :

– Pastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan dapat dipercaya

– Sediakan data yang dapat diakses oleh yang membutuhkan

– Analisa data dan informasi dengan menggunakan metode yang valid

– Buat keputusan dan ambil tindakan berdasarkan analisis factual, seimbang dengan pengalaman intuisi

Prinsip 8 : MUTUALLY BENEFICAL SUPPLIER RELATIONSHIPS

( Hubungan kerjasama yang saling membutuhkan dengan Supplier )

Perusahaan dan Pemasok nya ( Supplier / Vendor ) adalah saling membutuhkan. Mempunyai kerjasama yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk menciptakan nilai keberhasilan.

( An organization and its supplier are interdependent, and a mutually beneficial relationship enhance the ability of both to create value )

Penerapan khusus Prinsip 8 :

– Tetapkan hubungan yang seimbang antara keuntungan jangka pendek dengan mempertimbangkan jangka panjang

– Sinergikan keahlian dan sumberdaya secara berpasangan dengan pemasok

– Identifikasi dan pilih pemasok-pemasok kunci

– Susun pengembangan bersama , untuk fleksibilitas dan kecepatan merespon perubahan kebutuhan pasar

– Berikan semangat, dorongan dan penghargaan atas peingkatan dan prestasi pemasok

Sumber : saulpaurwoyo.tripod.com