Gambaran Umum
Merujuk pada situs resmi pemerintah mengenai virus corona (corona19.go.id) bahwa virus 2019-nCoV atau yang dikenal sebagai Covid-19 atau virus corona telah mengguncang seluruh negara, khususnya Indonesia. Masih menurut situs yang sama, bahwa per tanggal 22 Januari 2021 pukul 12.00, sudah terdapat 965.283 orang yang terkonfirmasi positif Covid-19 dengan terjadinya peningkatan sebanyak 13.632 dari data sebelumnya. Isu pandemi Covid-19 yang terjadi secara global tentu mempengaruhi segala bidang kehidupan, termasuk perekonomian.
Bidang perekonomian yang terdampak pandemi Covid-19 tidak hanya dirasakan oleh pelaku bisnis yang bergerak di sektor manufaktur saja, tetapi juga yang bergerak di sektor jasa. Mereka tetap berusaha untuk menghasilkan produk dan jasa yang terbaik untuk disampaikan kepada pelanggan, serta membuktikan bahwa proses yang dijalani sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pelanggan.
Gambar ilustrasi virus pandemi covid-2019
Lalu bagaimana jadinya pelaku bisnis beserta perusahaannya ingin memperbaiki proses internal mereka melalui sertifikasi ISO tetapi terkendala pandemi Covid-19? Apakah sistem yang coba dibangun akan mengalami kendala yang cukup berarti? Atau apakah justru pelaksanaan sertifikasinya tidak dapat terlaksana? Tentunya pertanyaan-pertanyaan seperti itu akan muncul bagi perusahaan yang akan mencoba untuk menerapkan ISO di tengah pandemi Covid-19 seperti sekarang ini. Tantangan yang dirasakan oleh setiap perusahaan yang baru menerapkan ISO adalah bagaimana melakukan pengendalian Covid-19 dapat bersinergi secara efektif dengan pengembangan sistem manajemen yang dibangun perusahaan.
Gambar ilustrasi karyawan bekerja ditengah pandemi Covid-19
Penerapannya ditengah Pandemi
Pandemi Covid-19 yang dirasakan hampir di seluruh wilayah diharapkan tidak menjadi penghambat bagi perusahaan untuk berkembang. Jadikan hal ini sebagai “cambuk” untuk membuktikan kepada pelanggan bahwa perusahaan akan tetap atau bahkan meningkatkan kualitas produk/jasa serta memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan. Tanpa mengesampingkan tahapan implementasi ISO lainnya, suatu perusahaan yang baru akan menerapkan ISO (sebagai contoh Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015) di perusahaannya dapat memperhatikan beberapa hal di bawah ini ketika akan melakukan sertifikasi ISO ditengah pandemi Covid-19.
Pertama, komitmen. Dibutuhkan komitmen dari seluruh lapisan yang ada di perusahaan untuk bersama-sama membangun perusahaan menciptakan sistem kerja yang baik. Dengan masih dalam kondisi pandemi seperti sekarang ini, tentunya manajemen akan mencari jalan terbaik agar tujuan kedua pihak, baik perusahaan maupun tenaga kerja dapat tercapai beriringan. Bukan hal yang mudah memang, namun dengan komitmen yang dibangun bersama, tentunya hal tersebut bukanlah sesuatu yang sulit untuk dilakukan.
Kedua, menata ulang proses bisnis yang sudah ada. Pandemi yang ada tentunya memberi pengaruh kepada perusahaan, baik secara langsung ataupun tidak langsung, baik pengaruh yang menguntungkan perusahaan atau pengaruh yang dapat mengancam perusahaan. Tentunya perusahaan perlu untuk melakukan penyesuaian dari proses bisnis yang sudah dijalankan dengan kondisi yang ada. Penyesuaian yang dimaksud dapat berupa tidak ada perubahan terhadap proses bisnis yang sudah ada dengan menguatkan pada produk/jasa yang dihasilkan, memiliki sub-produk atau sub/jasa sebagai pilihan yang dapat disampaikan kepada pelanggan, atau bahkan merubah total proses bisnis yang dijalankan dengan benar-benar menyesuaikan pada pandemi yang sedang terjadi.
Ketiga, tentukan tujuan strategis perusahaan. Perusahaan perlu untuk menyusun ulang tujuan strategis perusahaan dalam jangka pendek, menengah, dan panjang sebagai dampak adanya pandemi Covid-19 ini. Perusahaan perlu untuk melakukan rasionalisasi tujuan strategis perusahaan yang disinergikan dengan usaha mengendalikan Covid-19.
Keempat, petakan kondisi internal dan eksternal perusahaan. Perusahaan perlu untuk memetakan kondisi yang terjadi baik itu dari faktor internal ataupun faktor eksternal perusahaan. Pemetaan kondisi ini tentunya disesuaikan juga dengan tujuan strategis perusahaan, dengan tetap memperhatikan isu mengenai pandemi Covid-19 terhadap perusahaan.
Kelima, pemenuhan dokumen. Dalam upaya perusahaan untuk melakukan sertifikasi ISO 9001:2015, tentunya perlu untuk melakukan pemenuhan dokumen, baik itu dokumentasi yang dipersyaratkan di dalam standar ISO 9001:2015, ataupun dokumentasi sebagai kebutuhan perusahaan. Pemenuhan dokumen seperti yang dipersyaratkan dalam standar ISO dapat merujuk pada SNI ISO 9001:2015. Sedangkan dokumentasi sebagai kebutuhan perusahaan dapat dimaksudkan dokumentasi yang disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan, atau dapat pula suatu dokumentasi yang menyesuaikan dengan keadaan yang sedang terjadi saat itu berupa protokol kesehatan.
Apabila perusahaan mengalami kesulitan dalam penyusunan pemenuhan dokumen terhadap standar ISO 9001:2015, perusahaan dapat bekerjasama dengan menggunakan jasa konsultan untuk dapat membantu mendampingi perusahaan. Pendampingan kepada perusahaan dapat juga disesuaikan kebutuhan perusahaan itu sendiri, tentunya dengan metode yang disesuaikan dengan kondisi pandemi Covid-19 ini. Pendampingan dapat dilakukan dengan metode daring menggunakan berbagai platform yang banyak tersedia (contoh: Zoom, Google Meet, Cisco, dll). Atau jika kondisi yang memaksakan untuk bertemu langsung, dapat dilakukan secara tatap muka yang tentunya mengikuti protokol kesehatan.
Keenam, sertifikasi oleh Lembaga eksternal. Tahapan akhir adalah sertifikasi akhir atau audit eksternal yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi eksternal yang terakreditasi. Lembaga sertifikasi memastikan kembali apa yang sudah dijalankan oleh perusahaan telah sesuai dengan apa yang dipersyaratkan di dalam standar ISO 9001:2015. Lembaga sertifikasi akan menyatakan apakah perusahaan layak mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015 atau tidak.
Pelaksanaan audit eksternal termasuk salah satu pertanyaan yang muncul di tengah kondisi pandemi seperti sekarang ini. Terdapat keraguan dari perusahaan terkait dapat terselanggara/tidaknya audit eksternal ini, mengingat kondisi yang tidak memungkinkan untuk bertatap muka langsung. ISO, melalui standar ISO 19011:2018 mengenai Panduan Audit Sistem Manajemen telah mengakomodir penggunaan perangkat ICT dalam kegiatan mengauditnya. Dalam pelaksanaannya, lembaga sertifikasi juga sudah menggunakan metode remote audit ini dalam kegiatan mengauditnya, yang disesuaikan dengan ketersediaan platform di masing-masing organisasi.
Panduan Sertifikasi ditengah Pandemi
Selain berdasarkan pada ISO 19011:2018, juga telah disampaikan oleh IAF (International Accreditation Forum) mengenai pelaksanaan sertifikasi ISO dengan menggunakan bantuan ICT, khususnya ditengah kondisi pandemi Covid-19 seperti saat ini. IAF telah menyampaikan panduannya seperti yang terdapat pada IAF MD 4: 2018, IAF ID 3: 2011, dan IAF ID 12: 2015. IAF MD 4: 2018 adalah Dokumen Mandatori tentang Penggunaan Informasi dan Teknologi Komunikasi untuk Tujuan Mengaudit atau Menilai. IAF ID 3: 2011 adalah Dokumen Informatif untuk Manajemen Peristiwa Luar Biasa atau Keadaan yang Mempengaruhi Badan Akreditasi, Lembaga Sertifikasi Terakreditasi, dan Perusahaan Bersertifikat. Sedangkan IAF ID 12: 2015 adalah Dokumen Informatif tentang Prinsip-prinsip dalam Remote Audit.
Berdasarkan berbagai pertimbangan di atas, diharapkan tidak menyurutkan tujuan perusahaan dalam melakukan sertifikasi ISO. Kegiatan pendampingan serta sertifikasi ISO di tengah pandemi Covid-19 tetap dapat dilakukan dengan daring menggunakan beberapa platform yang tersedia serta terjaminnya pelaksanaan sertifikasi seperti yang disampaikan oleh IAF di atas.
Untuk anda yang akan menerapkan ataupun mengupgrade standar ISO, kami Trust Consultant siap untuk mendampingi anda dalam upgrading dan implementasi ISO.
Informasi mengenai Konsultasi dan Sertifikasi dapat menghubungi kami di: 0274-497667 atau +62811-2844-123
Referensi
Anonim. 2011. IAF Informative Document for Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting Abs, CABs, and Certified Organizations. https://www.iaf.nu. Diakses tanggal 24 Januari 2020.
Anonim. 2015. Principles on Remote Assessment. https://www.iaf.nu. Diakses tanggal 24 Januari 2020.
Anonim. 2018. IAF Mandatory Docuent for the Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes. https://www.iaf.nu. Diakses tanggal 24 Januari 2020.
Anonim. 2020. CASCO/STAR Covid-19 Survey. https://www.iso.org. Diakses tanggal 24 Januari 2020.
Penulis: (R)
0 Comments