Strategi Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi Sesuai Standar ISO 15489
Dalam sebuah organisasi, penyimpanan catatan, arsip, atau dokumentasi seluruh kegiatan adalah hal yang sangat penting untuk dilakukan. Namun, proses penyimpanan ini tidaklah mudah apalagi jika organisasi telah berdiri selama puluhan tahun dengan metode pencatatan yang terus berubah. Oleh karena itu, penting bagi sebuah organisasi untuk melakukan pengelolaan yang baik terhadap arsip dan dokumentasi agar lebih efisien dan aman.
ISO, sebagai salah satu lembaga standardisasi terbesar di dunia juga telah memberikan panduan praktis dan lengkap untuk pengelolaan arsip dan dokumentasi. Salah satu standarnya adalah ISO 15489. Organisasi dapat mengikuti standar ini untuk mengelola catatan dan dokumen secara efektif sesuai dengan seperangkat konsep dan prinsip panduan. ISO 15489 sangat membantu agar bisnis memiliki proses pencatatan dan pengelolaan catatan yang aman dan efisien yang dapat membantu mereka dalam berbagai aspek dan fungsi bisnis. Seperti manajemen keamanan, perlindungan privasi data, dan inisiatif peningkatan berkelanjutan.
Standar ISO Untuk Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi
Salah satu standar yang relevan untuk pengelolaan dokumentasi adalah ISO 15489. Standar ini diterbitkan oleh International Organization for Standardization (ISO) untuk manajemen pencatatan yang telah diakui dan digunakan secara global. Versi pertama standar ini diterbitkan pada tahun 2001, kemudian direvisi dan diperbarui pada tahun 2016 dan masih digunakan hingga saat ini.
ISO 15489 sangat penting untuk diterapkan dalam sebuah organisasi karena standar ini mengembangkan konsep dan prinsip-prinsip dasar untuk membuat, menangkap dan mengelola catatan. Standar ISO ini dapat berlaku di semua format, struktur, atau lingkungan teknologi, di segala waktu. Hal ini mencakup aspek-aspek penting seperti catatan, sistem catatan, metadata, kebijakan, tanggung jawab yang ditugaskan, pemantauan, pelatihan, analisis konteks bisnis, identifikasi persyaratan catatan, kontrol catatan, hingga proses untuk membuat, menangkap, dan mengelola catatan.
Tahapan Pengembangan Strategi Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi
Dalam mengembangkan strategi pengelolaan catatan, arsip, dan dokumentasi, terdapat beberapa tahapan utama yang perlu diperhatikan oleh organisasi. Ada empat tahapan umum yang bisa dilakukan oleh organisasi, yaitu:
- Evaluasi kebutuhan: organisasi perlu mengidentifikasi kebutuhan unik terkait pengelolaan catatan dan dokumentasi yang mungkin tidak sama dengan organisasi lainnya.
- Perencanaan: organisasi perlu menetapkan tujuan dan sasaran, serta mengembangkan rencana implementasi yang jelas.
- Implementasi: organisasi harus menetapkan langkah-langkah praktis untuk menerapkan strategi pengelolaan catatan dan dokumentasi sesuai standar ISO.
- Evaluasi dan peningkatan: mengevaluasi efektifitas strategi yang diimplementasikan dan melakukan perbaikan berkelanjutan.
Komponen Strategi Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi Sesuai Standar ISO
- Kebijakan dan Prosedur: Pentingnya memiliki kebijakan dan prosedur yang jelas untuk pengelolaan rekaman dan dokumentasi.
- Identifikasi dan Klasifikasi: Proses identifikasi, klasifikasi, dan indeksasi dokumen untuk memudahkan pencarian dan pengambilan informasi.
- Penyimpanan dan Retensi: Metode penyimpanan yang aman dan retensi dokumen yang sesuai dengan persyaratan hukum dan bisnis.
- Akses dan Keamanan: Memastikan bahwa rekaman dan dokumentasi dapat diakses oleh pihak yang berwenang dan dilindungi dari akses yang tidak sah.
Manfaat Implementasi ISO 15489 bagi Organisasi
ISO 15489 sebagai standar internasional dalam manajemen pengarsipan dan dokumentasi memberikan banyak manfaat serta kemudahan bagi organisasi, sehingga dapat mencapai tujuan pengelolaan dokumentasi yang aman terutama untuk jangka panjang.
Selain itu, ada lima manfaat utama yang akan diperoleh organisasi jika melakukan pengelolaan arsip dan dokumentasi berdasarkan ISO 15489, yaitu:
- Memiliki keunggulan pasar karena menerapkan sertifikasi internasional
- Meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas.
- Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan standar hukum.
- Mengurangi risiko kehilangan atau penyalahgunaan informasi.
- Meningkatkan kredibilitas dan reputasi organisasi di mata pelanggan
Kesimpulan
ISO 15489 memberikan organisasi pengetahuan yang mereka butuhkan untuk menciptakan sistem manajemen catatan yang kuat dan patuh. Versi terbaru (2016) telah dibuat lebih modern yang berisi lebih sedikit panduan praktis dan lebih banyak mengacu pada metadata sebagai mekanisme kontrol untuk arsip. Jika Anda ingin perusahaan atau instansi Anda menerapkan kepatuhan dan memperoleh berbagai manfaat nyata dari manajemen arsip dan dokumentasi, silahkan hubungi Trust Consultant untuk mendapatkan penawaran terbaik dalam pendampingan sertifikasi ISO 15489:2016.
Whatsapp : +62811 2844 123 / Telepon: (0274) 497 667) / Kunjungi website kami klik di sini
Sumber referensi:
- ISO.org. ISO/TC 46/SC 11 Archives/Record Management. Diakses pada 18/4/24. https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/projects/published/iso-15489-records-management.html
- SafetyCulture. 13/12/23. A Quick Guide to ISO 15489. Diakses pada 18/4/24. https://safetyculture.com/topics/iso-15489/
Penulis :(S)
0 Comments