5 Kesalahan Umum Saat Mengajukan Sertifikasi ISO dan Cara Menghindarinya
Sertifikasi ISO adalah sertifikasi yang diakui secara internasional sebagai bukti keahlian yang menunjukkan kepatuhan sebuah bisnis terhadap standar global dalam kualitas, efisiensi, dan keamanan. Standar – standar ISO ini dirancang untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan proses operasional, serta memastikan kepatuhan hukum dan regulasi.
Saat perusahaan memulai sebuah proyek untuk mencapai sertifikasi ISO, tidak jarang perusahan akan mudah terperangkap dalam kesalahan yang menyita waktu dan menambah biaya tak terduga. Dalam artikel ini Anda akan disajikan beberapa contoh kesalahan umum yang sering dilakukan perusahaan saat hendak melakukan sertifikasi ISO, dan bagaimana cara yang tepat untuk menghindarinya.
Dokumen dan Pencatatan yang Berantakan
Banyak orang menganggap bahwa dokumen yang terperinci dan lengkap adalah kunci untuk sukses sertifikasi ISO. Meski ini tidak sepenuhnya salah, faktanya hal ini just ru sering membawa perusahaan pada penumpukan dokumen yang tidak diperlukan dan sulit untuk dikelola. Bahkan tidak jarang juga dokumen-dokumen tersebut sebenarnya tidak menggambarkan keadaan bisnis yang sesungguhnya. Sebaliknya juga, jika dokumen dan pencatatan bisnis Anda tidak memadai, dengan sistem pengelolaan yang buruk, ini juga dapat mengakibatkan kegagalan atau penundaan proses sertifikasi ISO.
Solusi: Cobalah untuk fokus membuat dokumentasi yang jelas, ringkas, dan relevan dengan bisnis Anda. Ingatlah bahwa kualitas dokumen lebih penting daripada kuantitas atau jumlahnya. Pastikan dokumen-dokumen tersebut sesuai dan up-to-date dengan proses aktual perusahaan Anda.
Baca juga: Ingin Sertifikasi ISO? Mulai dengan Konsultasi Gratis Bersama Konsultan Ahli!
Penurunan Komunikasi Internal
Kesalahan selanjutnya yang paling umum dilakukan adalah kurangnya komunikasi internal. Komunikasi yang tidak memadai di dalam perusahaan tentang tujuan dan proses sertifikasi ISO, dapat menimbulkan kebingungan bahkan penolakan.
Solusi yang bisa Anda terapkan adalah dengan melibatkan karyawan sejak tahap awal. Jelaskan keuntungan atau manfaat dari sertifikasi ISO dan bagaimana hal itu akan mempengaruhi kinerja mereka. Pola komunikasi terbuka dan rutin sangat penting untuk memastikan semua pihak terlibat sesuai dengan porsinya masing-masing.
Komitmen Manajemen yang Rendah
Kerterlibatan manajemen sangatlah penting, namun yang sering terjadi adalah peran mereka dalam proses sertifikasi ISO diremehkan atau dianggap tidak terlalu penting. Tanpa adanya keterlibatan tim manajemen, implementasi ISO akan kekurangan arahan yang bersifat strategis. Padahal yang seharusnya perusahaan lakukan adalah memastikan bahwa pimpinan atau level manajemen terlibat aktif dan hadir dalam proses sertifikasi. Mereka harus mengatur suasana dan memberikan contoh untuk menunjukkan bahwa sertifikasi ISO adalah hal yang sangat penting untuk organisasi secara keseluruhan.
Persiapan Audit yang Tidak Memadai
Beberapa perusahaan mungkin meremehkan atau tidak menganggap serius jumlah pekerjaan dan tahapan yang dibutuhkan untuk proses audit sertifikasi. Salah satu faktor yang mungkin memengaruhi adalah kurangnya pengetahuan serta pemahaman terkait persyaratan standar ISO. Pemahaman yang kurang seperti ini juga dapat mengakibatkan perusahaan salah menginterpretasikan persyaratan yang tertera dalam klausul ISO. Sehingga, implementasi menjadi tidak lengkap dan hasil audit menjadi kurang memuaskan.
Salah satu solusi yang bisa Anda lakukan adalah dengan memulai persiapan jauh-jauh hari dan pastikan semua elemen sistem manajemen Anda telah ditinjau, diimplementasikan, dan siap untuk diaudit. Lakukan audit internal dan pastikan rencana tindakan tersedia untuk memperbaiki masalah apa pun sebelum audit sertifikasi dilakukan.
Menganggap Sertifikasi Sebagai Titik Akhir
Kesalahan lainnya yang paling sering terjadi adalah perusahaan menganggap sertifikasi ISO sebagai tujuan akhir yang harus dicapai, bukan sebagai bagian dari upaya peningkatan berkelanjutan. Memang benar, ketika perusahaan atau instansi berhasil memperoleh sertifikat ISO maka mereka dianggap memiliki pencapaian yang membuatnya unggul di antara perusahaan lain. Namun, pencapaian ini sebaiknya tetap dipertahankan untuk jangka waktu yang lama agar kualitas produk dan jasa yang dihasilkan juga dapat terjaga kualitasnya.
Cobalah untuk melihat sertifikasi ISO sebagai sebuah langkah awal, bukan tujuan akhir yang tidak memiliki langkah lanjutan. Hal ini harus menjadi batu loncatan untuk peningkatan berkelanjutan dan budaya kualitas dalam perusahaan. Anda harus memastikan setiap level karyawan memahami pentingnya implementasi standar ISO dalam sistem manajemen perusahaan.
Baca juga artikel berikut: 5 Cara Mudah Mengecek Validitas atau Keaslian Sertifikat ISO
Apa yang Anda Dapatkan Jika Menggunakan Jasa Trust Consultant?
Trust Consultant hadir sebagai solusi terpercaya untuk membantu perusahaan dan instansi di seluruh Indonesia dalam mencapai standar manajemen terbaik melalui pelatihan dan pendampingan berbasis ISO. Dengan pengalaman luas dalam mendukung berbagai sektor industri, kami berkomitmen untuk memberikan layanan profesional yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Didukung oleh kerja sama dengan lembaga sertifikasi ternama seperti SGS, BSI, TUV, dan lainnya, Trust Consultant telah menjadi mitra pilihan bagi banyak perusahaan dalam meningkatkan sistem manajemen mereka. Percayakan perjalanan sertifikasi Anda kepada kami, dan raih keunggulan kompetitif dengan sistem manajemen berkualitas sesuai standar internasional.
Hubungi kami sekarang untuk konsultasi GRATIS seputar ISO, sertifikasi nasional maupun sertifikasi internasional lainnya. Hindari berbagai kesalahan di atas dengan pendampingan oleh konsultan ahli kami. Dapatkan penawaran terbaiknya hari ini!
Konsultasi gratis melalui Whatsapp: +62822 4283 8581 / Telepon: (0274) 497667
—————————————————————————————————————
Sumber Referensi:
- CA Mayank W. 8/12/24. Common Mistakes to be avoided in ISO Certification Process. Diakses pada 17/12/24. COMMON MISTAKES BUSINESSES MAKE DURING ISO CERTIFICATION
- AmpliFlow. 22/11/23. Common Traps in ISO Certification: How to Avoid Them. Diakses pada 17/12/24. https://www.ampliflow.se/en/articles/common-traps-in-iso-certification
- Quality Academy. 8/8/24. 5 Common Mistakes to Avoid During the ISO Certification Process. Diakses pada 17/12/24. 5 Common Mistakes to Avoid During the ISO Certification Process – QUALITY ACADEMY
Penulis : (S)
0 Comments