7 Prinsip Manajemen Mutu Dalam SMM ISO dan Manfaatnya Bagi Organisasi

Published by Trust Consultant on December 20, 2023December 20, 2023

Standar manajemen mutu ISO 9001: 2015 didasarkan pada prinsip-prinsip umum. Ada tujuh prinsip manajemen mutu yang digunakan. Prinsip-prinsip ini disebut Prinsip Manajemen Mutu (PMM). Tujuh PMM dikembangkan dan disempurnakan oleh para ahli internasional ISO/TC 176 yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan memelihara standar manajemen mutu ISO. 

PMM 1 – Fokus Pada Pelanggan

Fokus utama manajemen mutu adalah memenuhi persyaratan pelanggan dan berusaha  melampaui harapan pelanggan. Tantangan dari prinsip ini adalah  memuaskan pelanggan dan membangun loyalitas. Hal ini menjadi semakin penting ketika pelanggan  mengungkapkan ketidakpuasan atau kegembiraan mereka di jejaring sosial dan Internet, yang dapat langsung terlihat oleh semua orang. Hal ini dapat merusak citra organisasi atau sebaliknya memberikan reputasi yang  baik.

Manfaat utama prinsip pengendalian mutu ini adalah: 

1. Meningkatkan Nilai Pelanggan 
2. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan 
3. Meningkatkan Loyalitas Pelanggan 

Baca juga: Pentingnya Menjaga Komunikasi Pelanggan Berdasarkan ISO 9001

PMM 2 – Kepemimpinan

Para pemimpin di semua tingkatan membangun kesatuan tujuan dan arah serta menciptakan kondisi dimana orang-orang terlibat dalam mencapai tujuan kualitas organisasi. 

Manfaat utama prinsip manajemen mutu kepemimpinan adalah;

1. Peningkatan efektivitas dan efisiensi dalam memenuhi sasaran mutu organisasi
2. Koordinasi yang lebih baik dari proses-proses organisasi
3. Komunikasi yang lebih baik antara tingkat dan fungsi organisasi
4. Pengembangan dan peningkatan kemampuan organisasi dan orang-orangnya untuk memberikan hasil yang diinginkan

PMM 3 – Keterlibatan Orang-orang

Memberdayakan dan melibatkan talenta terampil di semua tingkatan di seluruh organisasi sangat penting untuk meningkatkan kemampuan dalam menciptakan dan memberikan nilai.

Manfaat utama dari prinsip manajemen mutu ini adalah: 

1. Pegawai dalam organisasi mempunyai pemahaman yang lebih baik terhadap sasaran mutu organisasi dan lebih termotivasi untuk mencapai sasaran tersebut
2. Meningkatnya partisipasi masyarakat dalam kegiatan perbaikan 
3. Pertumbuhan pribadi, inisiatif, dan kreativitas meningkat 
4. Kepuasan pegawai meningkat

PMM 4 – Pendekatan Proses 

Ketika menerapkan pendekatan proses, aktivitas organisasi dipandang sebagai serangkaian sub aktivitas yang saling terkait. Dalam model ini, setiap proses menerima data masukan dan menghasilkan data keluaran. Data ini dapat mengalir dari satu proses ke proses lainnya. Keuntungan utama dari pendekatan proses sebagai prinsip manajemen mutu adalah: 

1. Peningkatan kemampuan untuk memfokuskan upaya pada proses kritis dan peluang  perbaikan 
2. Hasil yang konsisten dan dapat diprediksi dari sistem proses yang terkoordinasi
3. Manajemen proses yang efektif, penggunaan sumber daya yang efisien, dan mengoptimalkan kinerja dengan mengurangi hambatan antar fungsi

PMM 5 – Peningkatan

Organisasi yang sukses adalah organisasi yang  berusaha melakukan perbaikan terus-menerus. Organisasi harus mampu mempertahankan tingkat kinerja yang konsisten dan meningkat seiring dengan peningkatan kinerja. Manfaat utama prinsip manajemen mutu ini adalah:  

1. Peningkatan kinerja proses, kemampuan organisasi, dan kepuasan pelanggan
2. Meningkatkan fokus dalam menyelidiki dan mengidentifikasi penyebab masalah dan tindakan pencegahan atau perbaikan selanjutnya
3. Peluang untuk meningkatkan kemampuan  mengantisipasi dan merespons risiko  internal dan eksternal

PMM 6 – Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti

Keputusan berdasarkan analisis dan evaluasi data dan informasi  lebih mungkin menghasilkan hasil yang diinginkan. Prinsip keenam manajemen mutu ini memberikan  manfaat penting bagi organisasi, diantaranya: 

1. Proses pengambilan keputusan yang lebih baik 
2. Peningkatan evaluasi kinerja proses dan kemampuan  mencapai tujuan  
3. Peningkatan efektivitas dan efisiensi operasional

PMM 7 – Hubungan Manajemen

Untuk kesuksesan yang berkelanjutan, sebuah organisasi harus mengelola hubungannya dengan pihak-pihak yang berkepentingan, seperti pemasok, bank, dan regulator. Manfaat penerapan prinsip manajemen mutu ini adalah:

1. Meningkatkan kinerja organisasi dan pihak-pihak yang berkepentingan melalui respon terhadap peluang dan kendala yang terkait dengan masing-masing pihak 
2. Pemahaman bersama tentang tujuan dan nilai di antara pihak-pihak yang berkepentingan
3. Rantai pasokan yang dikelola dengan baik yang menyediakan aliran barang dan jasa yang stabil

Ada banyak cara yang berbeda untuk menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu ini. Sifat organisasi dan tantangan spesifik yang dihadapinya akan menentukan cara penerapannya. Banyak organisasi akan merasakan manfaatnya jika membuat sistem manajemen mutu berdasarkan prinsip-prinsip ini.