Business Continuity Management, Definisi Hingga Tahap Penerapannya
Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan dinamis, risiko terhadap kelangsungan operasional suatu organisasi dapat muncul dari berbagai sumber. Mulai dari bencana alam hingga gangguan teknologi. Business Continuity Management (BCM) menjadi kunci untuk memastikan bahwa perusahaan tidak hanya dapat bertahan menghadapi situasi krisis. Namun juga mampu beradaptasi dan pulih dengan cepat. Dengan pendekatan yang sistematis, BCM membantu organisasi merencanakan hingga mengatasi potensi gangguan, sehingga mereka dapat terus memberikan layanan kepada pelanggan.
Di tengah ketidakpastian global, seperti pandemi, perubahan iklim, dan ancaman siber, pentingnya BCM semakin diakui. Organisasi yang memiliki rencana kontinuitas bisnis yang solid tidak hanya melindungi aset dan karyawan mereka, tetapi juga membangun kepercayaan di mata pelanggan dan mitra. Artikel ini akan menjelaskan konsep dasar BCM, langkah- langkah implementasinya, serta manfaat jangka panjang yang dapat diraih oleh perusahaan yang menerapkan strategi ini secara efektif.
Apa Itu Business Continuity Management?
Business Continuity Management (BCM) adalah proses manajemen yang mengawasi dan mengimplementasikan strategi untuk mengatasi adanya risiko-risiko dari gangguan yang tidak terduga. Sedangkan menurut International Glossary for Resiliency, BCM adalah proses manajemen holistik yang mengidentifikasi potensi ancaman terhadap organisasi dan dampaknya terhadap operasi bisnis yang mungkin ditimbulkan oleh ancaman tersebut jika direalisasikan.
Sistem ini juga menyediakan kerangka kerja untuk membangun ketahanan organisasi dengan kemampuan respons yang efektif yang melindungi kepentingan para stakeholder, reputasi, brand, dan aktivitas penciptaan nilai. BCM mengintegrasikan disiplin ilmu Emergency Response, Manajemen Krisis, Pemulihan Bencana (kesinambungan teknologi) dan Business Continuity (relokasi organisasi/operasional).
Alasan Pentingnya Business Continuity Management
Berikut ini adalah daftar beberapa alasan utama yang menjadikan Business Continuity Management sangat penting bagi organisasi:
- Kepatuhan hukum dan regulasi
Ada ratusan regulasi yang mewajibkan Business Continuity Management untuk berbagai jenis industri. Regulasi internasional di antaranya FFIEC, FINRA, FSA, NERC, FERC, HIPAA, JCAHO, dan BASEL III. Sedangkan regulasi di Indonesia diantaranya POJK No. 1/POJK.05/2015, dan Lampiran 1 Surat Edaran Otoritas Jasa Keuangan (SEOJK) No. 10/SEOJK.05/2016.
- Tuntutan dari organisasi untuk vendor mereka
Untuk Request for Proposal (RFP) saat ini mengharuskan vendor potensial untuk menunjukkan bahwa mereka memiliki program Business Continuity Management.
- Untuk memaksimalkan perlindungan asuransi
BCM dapat meningkatkan kemampuan organisasi untuk menyediakan informasi pengalihan risiko, termasuk dalam tahap analisis manajemen keberlangsungan bisnis dan fase strategi manajemen kelangsungan bisnis.
- Manajemen Reputasi dan Ketahanan
Business Continuity Management dapat membantu organisasi melindungi reputasi mereka dan meningkatkan ketangguhan mereka dalam menghadapi keadaan yang merugikan, baik internal maupun eksternal. BCM dapat membantu melindungi merek dari berbagai risiko, termasuk risiko siber, memberikan pelayanan kepada pelanggan sesuai yang dijanjikan, serta mengurangi waktu henti dan biaya pemulihan jika terjadi insiden.
Elemen Kunci dalam Business Continuity Management
Dalam BCM terdapat tujuh elemen kunci yang saling terintegrasi, yaitu:
- Business Continuity Plan (BCP)
BCP adalah bagian integral dari BCM yang berfokus pada melanjutkan operasi selama gangguan yang tidak direncanakan terjadi hingga kembali normal. Rencana ini menguraikan strategi dan tindakan yang diperlukan oleh organisasi, yang lebih komprehensif daripada rencana pemulihan bersama. Berisi rencana kontinjensi untuk setiap aspek operasi bisnis Anda yang mungkin terpengaruh, seperti layanan keuangan, SDM, produksi, manajemen inventaris, distribusi, pemasok eksternal, dan mitra bisnis. BCP harus merinci peran dan tanggung jawab berbagai stakeholder utama dan dibagikan kepada manajemen puncak untuk disetujui dan ditandatangani.
- Emergency Response
Hal ini sering dilihat sebagai salah satu elemen penting dalam BCM yang membutuhkan sumber daya dan perhatian manajemen yang paling besar. Hal ini membutuhkan intervensi yang sangat mendesak untuk memobilisasi orang dan berbagai sumber daya untuk mengendalikan insiden dengan cepat. Keadaan darurat dapat mencakup bencana alam, pandemi, atau kecelakaan besar. Respons biasanya sangat berfokus pada perlindungan dan keselamatan nyawa, aset perusahaan, kesehatan, dan lingkungan.
- Manajemen Krisis
Ini adalah proses untuk mengelola respons terhadap krisis atau peristiwa besar yang memengaruhi operasi bisnis Anda untuk menstabilkan dan mengendalikan situasi secara efektif serta memulihkan operasi Anda dalam waktu secepat mungkin. Krisis dapat dikaitkan dengan perubahan yang akan datang terkait dengan situasi sosial, politik, ekonomi, lingkungan, atau keamanan negara. Hal ini sering kali menyebabkan ketidakpastian dan ancaman terhadap tujuan organisasi.
-
Pemulihan Bencana
Pemulihan bencana mencakup aktivitas tim pemulihan untuk melakukan tindakan yang diperlukan dalam menangani gangguan tertentu ketika terjadi insiden. Misalnya, ketika terjadi gangguan IT pada server jaringan organisasi atau serangan siber, rencana pemulihan bencana akan mencakup solusi atau penggunaan sistem cadangan untuk memulihkan aset atau sistem IT yang penting sehingga operasi bisnis Anda dapat terus berlanjut hingga pulih.
- Business Impact Analysis
Analisis ini dilakukan untuk membantu perusahaan Anda mengidentifikasi potensi ancaman dan kemungkinan risiko yang dihadapi organisasi Anda, serta menganalisis dampak gangguan jika terjadi. Ini adalah elemen penting dari BCM karena mendukung proses kesinambungan bisnis. Hal ini melibatkan peninjauan semua kegiatan penting dalam fungsi bisnis Anda dan tujuan titik pemulihan serta kerangka waktu yang diperlukan untuk meminimalkan dampak gangguan.
- Manajemen Risiko
Komponen utama lainnya dalam Business Continuity Management adalah pembuatan manajemen risiko untuk mengidentifikasi beragam potensi risiko pada organisasi Anda, yang mencakup sumber daya (manusia, properti, peralatan dan fasilitas), aset keuangan, operasi, kepatuhan terhadap peraturan, dan keamanan informasi. Probabilitas atau kemungkinan dari masing-masing risiko yang terjadi dan potensi dampak serta keparahannya harus dievaluasi, dinilai, diurutkan dan diukur. Untuk kemudian dibandingkan dengan toleransi risiko di organisasi Anda agar bisa memprioritaskan risiko mana yang perlu ditangani atau dikurangi terlebih dahulu dibandingkan dengan risiko lainnya.
- Manajemen Ketahanan dan Reputasi
BCM adalah aspek yang sangat mendasar dan signifikan dari operasi bisnis di setiap organisasi. BCM itu sendiri merupakan risiko bagi organisasi jika tidak dikelola secara efektif dan memadai. Organisasi Anda harus siap menghadapi gangguan atau insiden yang tidak terduga sehingga dapat melindungi atau melanjutkan operasi dan terus berfungsi serta pulih dari kesulitan. Memiliki proses BCM yang efektif dapat membantu perusahaan memenuhi kepatuhan terhadap peraturan dan mengelola serta melindungi reputasi mereka dan membangun ketahanan organisasi. Sehingga melindungi merek dan meningkatkan keunggulan kompetitif mereka.
Seperti Apa Tahapan Penerapan Business Continuity Management?
Ada tiga area utama dalam tahapan proses BCM, yaitu:
- Pembentukan (Establishment)
1: Membangun sistem BCM dengan terlebih dahulu membentuk tim untuk mengelola berbagai proses
2: Lakukan penilaian risiko terhadap organisasi Anda
3: Melakukan analisis dampak bisnis (business impact analysis/BIA)
- Implementasi (Implementation)
4: Kembangkan strategi dan buat BCP serta terapkan strategi pemulihan ini di seluruh organisasi Anda.
- Peningkatan berkelanjutan (Continuous improvement)
5: Lakukan pengujian rutin terhadap BCP Anda untuk memastikan bahwa seluruh organisasi telah terlatih dan siap menghadapi gangguan apa pun terhadap operasi Anda.
6: Tinjau secara berkala rencana kesinambungan bisnis Anda untuk melakukan perbaikan terhadap BCP yang ada.
Baca juga: Sistem Manajemen Integrasi
Kesimpulan
Business Continuity Management (BCM) memainkan peran yang sangat penting dalam setiap organisasi. Agar perusahaan Anda dapat melanjutkan operasi bisnisnya saat terjadi gangguan, Anda perlu menetapkan, menerapkan, dan terus meningkatkan proses manajemen keberlangsungan bisnis Anda.
ISO 22301 adalah standar internasional yang membantu organisasi menyusun rencana keberlangsungan bisnis untuk melindungi mereka dan membantu mereka pulih dari gangguan saat terjadi insiden. ISO 22301 juga membantu perusahaan mengidentifikasi potensi ancaman terhadap bisnis mereka dan membangun kapasitas untuk menghadapi kejadian tak terduga dengan respons yang memadai.
Trust Consultant dapat membantu organisasi Anda dengan menyediakan layanan konsultasi BCM dengan konsultan yang berpengalaman. Jika Anda membutuhkan pendampingan dalam penerapan manajemen kelangsungan bisnis, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui kontak berikut:
Whatsapp: +62 811 2844 123 / Telepon: (0274) 497 667
Sumber Referensi:
- Stendard. A Complete Guide to Business Continuity Management. Diakses pada 21/10/24. Business Continuity Management (Complete Guide)
- DRI International. Under the Umbrella of Business Continuity Management. Diakses pada 21/10/24. https://drii.org/what-is-business-continuity-management
Penulis: (S)
0 Comments