Informasi Terdokumentasi ISO 9001:2015 Guidelines

Dua tujuan yang paling penting dalam revisi  standar ISO 9000  adalah :

a) untuk mengembangkan satu set  dari standar yang sederhana dan akan sama-sama berlaku untuk organisasi kecil      organisasi menengah dan besar, dan
b) membuat detail dari dokumentasi yang diperlukan   menjadi lebih relevan dengan hasil yang diinginkan dari kegiatan proses organisasi.

ISO 9001: 2015 memungkinkan fleksibilitas organisasi dengan cara yang dipilihnya untuk mendokumentasikan sistem manajemen mutu (SMM). Hal ini memungkinkan setiap organisasi masing-masing untuk menentukan jumlah informasi yang benar diperlukan untuk didokumentasikan  guna menunjukkan perencanaan yang efektif, operasional dan pengendalian proses dan pelaksanaan dan perbaikan berkesinambungan terhadap efektivitas SMM nya.

Hal ini menekankan bahwa ISO 9001 membutuhkan (dan selalu  diperlukan) sebuah “sistem manajemen mutu terdokumentasi “, dan bukan “sistem dokumen”.

2 informasi apa yang didokumentasikan ?

Informasi  terdokumentasi diperkenalkan sebagai bagian dari  Struktur umum Tingkat Tinggi (HLS) dan istilah umum untuk Sistem Manajemen Standar .

Definisi informasi didokumentasikan dapat ditemukan di ISO 9000 klausul 3.8.

Informasi didokumentasikan dapat digunakan untuk berkomunikasi pesan, memberikan bukti apa yang direncanakan sebenarnya sudah dilakukan, atau berbagi pengetahuan.

Berikut ini adalah beberapa tujuan utama dari informasi didokumentasikan organisasi :

a) Komunikasi Informasi

– Sebagai alat untuk transmisi informasi dan komunikasi.

Jenis dan luasnya informasi didokumentasikan akan tergantung pada sifat produk organisasi dan proses, tingkat formalitas sistem komunikasi dan tingkat keterampilan komunikasi dalam organisasi, dan budaya organisasi.

b) Bukti kesesuaian

– Penyediaan bukti bahwa apa yang direncanakan sebenarnya sudah dilakukan.
c) berbagi Pengetahuan

d) Untuk menyebarluaskan dan melestarikan pengalaman organisasi. Sebuah contoh khas akan menjadi spesifikasi teknis, yang dapat digunakan sebagai dasar untuk desain dan pengembangan produk atau jasa baru.

Harus ditekankan bahwa, sesuai dengan ISO 9001: 2015 klausul 7.5.3 Pengendalian persyaratan informasi terdokumentasi, dokumen mungkin dalam bentuk atau jenis media apapun, dan definisi “dokumen” di ISO 9000: 2015 klausul 3.8.5 memberikan contoh berikut:

• Kertas
• Magnetik
• Disc komputer elektronik atau optik
• Foto
• Sampel Master

Demikian sedikit penjelasan mengenai Informasi Terdokumentasi ISO 9001:2015.

sumber: sertifikatiso.wordpress.com