Penerapan ISO 9001:2015 dengan Konsisten Akan Meningkatkan Kualitas Organisasi

ISO 9001:2015 merupakan standar internasional yang dapat diterapkan di semua organisasi. Klausul yang terdapat dalam ISO 9001 menjadi dasar pada manajemen organisasi yang bergerak di semua bidang, baik organisasi pangan, kontraktor, pendidik, pemerintahan, dan lainnya. Selain untuk perbaikan sistem di rantai manajemen maupun produksi, ISO 9001 juga fokus pada kepuasan pelanggan. Sehingga ISO 9001 menjadi pilihan berbagai organisasi untuk meningkatkan kinerja dan kredibilitas organisasi di hadapan nasional bahkan internasional, mengingat ISO merupakan standar internasional.

Tahapan-tahapan bagi organisasi yang akan menerapkan ISO 9001 untuk pertama kalinya sangatlah panjang. Proses tersebut menjadi tolak ukur organisasi untuk meningkatkan manajemen dan produksi ketika menerapkan ISO 9001. Persiapan-persiapan tersebut bukan hal yang sulit ketika semua pihak ikut berperan dan konsisten dalam pelaksanaannya. Semua pihak dalam organisasipun harus paham akan organisasi baik secara umum maupun secara khusus terkait dengan job desc masing-masing personil. Berikut merupakan tahapan-tahapan untuk menerapkan ISO 9001 :

1. Mendefinisikan konteks organisasi
2. Membuat daftar pihak terkait
3. Menentukan ruang lingkup sistem manajemen mutu
4. Membuat sasaran sejalan dengan strategi organisasi
5. Menilai risiko dan peluang
6. Mendokumentasikan informasi
7. Mengendalikan operasional
8. Mengkaji proses desain dan pengembangan
9. Mengendalikan provider eksternal
10. Mengadakan pelatihan dan awareness
11. Evaluasi kinerja dan analisa data
12. Perbaikan

Melihat tahapan-tahapan di atas dapat disimpulkan bahwa penerapan ISO 9001 adalah suatu siklus yang diulang. Dalam suatu proses akan diakhiri dengan evaluasi, dimana hasil evaluasi menjadi acuan untuk perbaikan siklus selanjutnya. Sehingga dengan siklus yang dikenal dengan Siklus Deming atau PDCA (plan, do, check, act) tersebut dapat membantu organisasi untuk selalu memperbaiki manajemen dan produksi. Siklus PDCA membantu mengarahkan kinerja organisasi untuk terus memperbaiki sehingga menghindari kesalahan-kesalahan yang berulang. Hal ini dapat meminimalisir kerugian yang terjadi.

Kepuasan konsumen juga menjadi salah satu kepentingan pada penerapan ISO 9001. Dengan manajemen yang baik akan menghasilkan produk yang berkualitas sehingga akan mendapatkan kepercayaan dari konsumen. Parameter kepuasan konsumen terhadap suatu organisasi melalui berbagai macam bentuk, salah satunya dilakukan oleh organisasi sendiri yaitu dengan survey kepuasan pelanggan. Survey tersebut diwajibkan oleh ISO 9001 untuk dilakukan secara berkala sehingga organisasi dapat mengetahui dan membandingkan kepuasan pelanggan dari hasil survey sebelumnya. Selain itu adanya keluhan konsumen juga merupakan parameter kepuasan konsumen. ISO 9001 mewajibkan organisasi mendokumentasikan keluhan untuk selanjutnya ditindaklanjuti dan menjadi bahan untuk evaluasi dan perbaikan. Banyak jenis parameter lain yang dapat digunakan oleh organisasi untuk kepuasan konsumen. Dengan adanya parameter kepuasan konsumen dapat menjadi motivasi suatu organisasi dalam meningkatkan kualitas organisasi tersebut, baik dari sisi manajemen maupun produksi.

Selain penerapan ISO 9001 pada organisasi dapat memberikan manfaat, jalannya ISO 9001 dapat menemui hambatan. Bentuk hambatan yang akan tidak hanya dikarenakan faktor eksternal akan tetapi juga dikendalikan atau dipengaruhi oleh faktor dari internal perusahaan. Seluruh bagian dalam organisasi berperan dalam menerapkan ISO 9001 sehingga dibutuhkan konsistensi semua pihak. Tidak adanya konsistensi dari pihak-pihak dalam organisasi dapat menghambat ISO 9001 karena akan terasa berat, karena ISO 9001 memaksa organisasi untuk selalu melakukan perbaikan dan bekerja sesuai standar yang ada. Tidak adanya konsistensi juga mempengaruhi kepedulian dalam organisasi. Hal tersebut dapat menyebabkan tumpukan pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan dengan kerja sama tim. Untuk menghindari hambatan tersebut, maka harus diadakan training awareness. Kegiatan ini bertujuan untuk memberi pemahaman tentang pentingnya sistem manajemen mutu yang dilakukan di semua jajaran dalam organisasi.

Dapat disimpulkan bahwa penerapan ISO 9001 dalam organisasi menjadi hal yang penting untuk dilakukan. Penerapan ISO 9001 menuntut organisasi untuk terus melakukan perbaikan dan meminimalisir terjadinya resiko. Hal ini akan berpengaruh baik terhadap kualitas organisasi, termasuk kepercayaan konsumen. Keberhasilan ISO 9001 dipengaruhi oleh eksternal maupun internal organisasi. Penerapan ISO 9001 harus menjadi proyek bersama, sehingga konsistensi dan kepedulian sangat dibutuhkan untuk ada dalam diri masing-masing anggota dalam organisasi.