Secara umum, audit internal merupakan proses atau bagian penting yang pasti ada dalam sebuah perusahaan, namun secara khusus proses audit internal ISO ternyata memerlukan perhatian dan perencanaan yang cukup berbeda. Sementara, ISO 9001:2015 termasuk salah satu standar atau sertifikasi yang paling umum dan paling banyak digunakan oleh perusahaan, karena telah mencakup manajemen mutu organisasi secara keseluruhan. Berikut adalah penjelasan mengenai audit internal untuk ISO 9001:2015.

Definisi Audit Internal ISO

Audit internal ISO adalah sebuah proses pengumpulan dan evaluasi informasi tentang proses bisnis perusahaan secara sistematis untuk menentukan tingkat kepatuhan mereka terhadap standar yang diaudit. Proses ini dilakukan untuk memeriksa keefektifan langkah-langkah yang ada dan untuk menentukan apakah organisasi beroperasi dengan kapasitas penuh sesuai dengan persyaratan untuk mencapai sertifikasi dan terus berkembang.

Singkatnya, audit internal ISO dilakukan untuk menilai efektivitas sistem manajemen mutu dan kinerja organisasi atau perusahaan secara keseluruhan. Audit internal menunjukkan kepatuhan terhadap ‘pengaturan yang direncanakan’, misalnya Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan bagaimana prosesnya diterapkan dan dipertahankan dalam perusahaan.

Baca juga materi lengkap ISO 9001:2015 di sini.  

Tujuan Pelaksanaan Audit Internal ISO

Ada beberapa alasan mengapa sebuah perusahaan memerlukan proses audit internal ISO, tentu berbagai alasan tersebut menjadi latar belakang untuk mencapai tujuan tertentu, diantaranya:

1. Mengkaji dan mengevaluasi keandalan dan kesehatan sistem pengendalian internal
2. Memastikan kepatuhan terhadap standar, kebijakan, dan prosedur yang telah ditetapkan
3. Meminimalkan kerugian dan memaksimalkan keuntungan
4. Memastikan apakah informasi yang dihasilkan dalam suatu organisasi akurat dan andal
5. Memastikan tingkat integritas data yang diberikan kepada manajemen
6. Memberikan saran dan feedback yang tepat kepada manajemen mengenai langkah selanjutnya dan peluang pertumbuhan
7. Mencari peluang perbaikan dalam sistem yang ada.

Jenis-Jenis Audit Internal ISO

Audit internal biasanya disebut sebagai ‘audit pihak pertama’ dan dilakukan oleh organisasi untuk menentukan kepatuhan terhadap serangkaian persyaratan yang mungkin timbul dari standar seperti ISO 9001:2015, serta persyaratan pelanggan atau peraturan.

Ada beberapa metode umum audit internal yang mungkin digunakan untuk mengukur kepatuhan, yaitu:

1. Audit Sistem

Merupakan jenis audit yang paling baik dilakukan dengan menggunakan daftar periksa audit internal. Jenis audit ini berfokus pada sistem manajemen mutu organisasi secara keseluruhan, dan membandingkan kegiatan perencanaan dan persyaratan sistem yang luas untuk memastikan bahwa setiap klausul atau persyaratan telah diterapkan.

2. Audit Proses

Audit proses adalah analisis mendalam yang memverifikasi bahwa proses-proses yang terdiri dari sistem manajemen telah berjalan dan menghasilkan sesuai dengan hasil yang diinginkan. Metode audit proses juga mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dan kemungkinan tindakan korektif. Jenis audit ini digunakan untuk berkonsentrasi pada proses yang khusus, rentan, baru, atau berisiko tinggi.

3. Audit Produk

Jenis audit internal yang ketiga adalah audit produk. Internal audit ini dapat berupa serangkaian audit, pada tahap desain, produksi, dan pengiriman yang sesuai untuk memverifikasi kesesuaian dengan persyaratan produk yang ditentukan, seperti dimensi, fungsionalitas, pengemasan, dan pelabelan, pada frekuensi yang ditentukan.

Proses Audit Internal ISO

Proses audit internal harus direncanakan dengan baik sebelumnya sehingga tujuan-tujuannya dapat didefinisikan dengan jelas, dan prioritas-prioritasnya dapat ditetapkan. Rencana audit harus diberikan terlebih dahulu untuk memastikan bahwa perusahaan dapat berkomunikasi dengan pihak-pihak yang diperlukan dan dapat mengakses dokumen atau proses yang dibutuhkan untuk menyelesaikan audit sesuai jadwal.

Tahapan perencanaan harus mencakup penetapan jadwal untuk setiap kegiatan dan penetapan tenggat waktu. Semua tugas yang perlu dilakukan harus didefinisikan dengan jelas. Perencanaan audit harus dibuat dengan pemahaman yang menyeluruh tentang organisasi dan lingkungannya dan dipresentasikan dengan jelas pada saat rapat pembukaan.

Kegiatan audit internal harus terus diawasi oleh ketua tim audit yang ditunjuk. Ketua Tim Audit akan memastikan bahwa proses audit berjalan sesuai dengan rencana. Kinerja tim audit juga harus ditinjau seperti halnya kinerja karyawan dan anggota organisasi lainnya.

Laporan yang komprehensif harus diterbitkan setelah audit internal selesai dengan temuan-temuan yang dikomunikasikan secara cepat dan ringkas. Temuan-temuan ini harus disajikan sedemikian rupa sehingga dapat membantu manajemen dalam menentukan tindakan selanjutnya.

Contoh Pertanyaan-Pertanyaan Audit Tingkat Dasar

Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan-pertanyaan audit yang umum, yaitu:

1. Apa tanggung jawab Anda?
2. Pelatihan seperti apa yang diberikan kepada karyawan baru?
3. Bagaimana Anda memastikan bahwa produk memenuhi persyaratan yang ditetapkan?
4. Apakah ada tren dalam produk yang tidak sesuai dan apa yang dilakukan untuk mengatasinya?
5. Apakah karyawan mengetahui kebijakan dan sasaran mutu?
6. Apakah jumlah keluhan pelanggan berubah dari waktu ke waktu?
7. Alat apa yang digunakan untuk mengidentifikasi penyebab keluhan?
8. Bagaimana upaya perbaikan dan keberhasilan dikomunikasikan kepada karyawan?

————————————————————————————————————————————

Sumber Referensi:

https://www.iso-9001-checklist.co.uk/download/ISO-9001-2015-internal-audit-procedure-sample.pdf Diakses pada 2/3/2023

https://isoupdate.com/general/iso-internal-audits-explained/ Diakses pada 8/3/2023

Penulis (S)