SERTIFIKAT VS PENINGKATAN BERKELANJUTAN
Pada era globalisasi ini, dimana persaingan bisnis tidak lagi hanya antar organisasi di suatu negara yang sama tetapi sudah menjadi persaingan secara internasional. Berdasarkan kondisi tersebut, maka setiap organisasi berkewajiban untuk meningkatkan semua aspek dalam proses bisnisnya, baik organisasi yang menghasilkan produk maupun jasa. Dasar yang dapat dijadikan acuan dalam peningkatan kualitas berkelanjutan yang dihasilkan, salah satunya adalah dengan menerapkan system manajemen berbasis ISO. Selain itu, dapat juga menggunakan sistem lainnya seperti Kaizen, Lean, Six Sigma, TQM, dan lain-lain. Di semua standar sistem manajemen yang disediakan oleh ISO sudah pula disebutkan/dibahas tentang perbaikan berkelanjutan, seperti yang dibahas/disebutkan pada standar ISO 9001, 14001, 45001, dan lain-lain.
Dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di organisasi, terkadang tidak semudah membalikkan telapak tangan. Banyak hal yang yang terkadang membuat implementasi ISO 9001:2015 menjadi tidak berjalan dengan baik dan lancar. Sebagai contohnya adalah masih rendahnya komitmen pada beberapa personil atau beberapa posisi dalam suatu organisasi.
Suatu organisasi dalam melaksanakan proses bisnisnya akan menerapkan proses “supply chain” atau “mata rantai”. Sehingga apabila suatu tahapan proses tidak berjalan dengan baik, maka akan berdampak pada proses selanjutnya. Satu siklus proses inilah yang kemudian di dalam ISO dinamakan sebagai siklus P-D-C-A (Plan–Do–Check–Act). Dimana dalam penerapannya di perusahaan diharapkan agar dapat berjalan secara berkesinambungan.
Tidak dipungkiri salah satu penyebab gagalnya penerapan ISO 9001:2015 adalah melencengnya tujuan awal dari penerapan ISO 9001:2015. Sebagai contoh adalah suatu perusahaan yang merasa sistem yang berlangsung tidak berjalan dengan baik, kemudian membutuhkan suatu standard yang dapat memenuhi kebutuhannya dalam memperbaiki sistem yang berjalan di perusahaan tersebut. Namun seiring berjalannya waktu, dikarenakan rendahnya komitmen tadi, sebagian orang merasa bahwa penerapan standard ini hanya sebagai pemenuhan untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015 saja, bukan sebagai kebutuhan untuk memperbaiki sistem yang ada. Berdasarkan contoh di atas, maka yang terjadi adalah penerapan sistem hanya akan berjalan pada satu siklus saja, tidak secara berkelanjutan. Di samping itu, apabila mendapatkan sertifikat hanya sebagai alasan agar dapat mengikuti suatu tender saja, maka biasanya akan semakin banyak masalah yang dihadapi dalam mengimplementasikan ISO ke depannya.
Penerapan awal standard ISO 9001:2015 pastinya akan mendapatkan tantangan yang berat, utamanya terkait dengan budaya yang mungkin sudah terbangun lama di organisasi. Akan muncul suatu fenomena pemaksaan terhadap sistem yang sudah berjalan. Namun, implementasi standard ISO 9001:2015 ini diharapkan dapat menjadi budaya yang baik bagi organisasi itu sendiri. Membudayakan kebiasaan baik ini membutuhkan waktu yang berbeda dari satu organisasi dengan organisasi lainnya, yang tentunya diiringi dengan peningkatan yang berkelanjutan.
Dalam ISO 9001:2015, peningkatan berkelanjutan terdapat pada klausul 10.3 atau dapat dikatakan berada dalam tahapan terakhir siklus P-D-C-A. Meskipun begitu, diharapkan semangat peningkatan berkelanjutan dapat dimulai sejak tahapan awal dan selalu digunakan dalam siklus P-D-C-A tersebut.
Peningkatan berkelanjutan dapat dikatakan sebagai suatu usaha yang dilakukan bertujuan untuk mengembangkan produk dan/atau layanan yang dihasilkan serta proses yang dilakukan. Usaha yang dimaksud bertujuan untuk mendapatkan bentuk terbaik dari perbaikan yang dihasilkan agar dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik lagi.
Konsep dari perbaikan berkelanjutan ini dibangun berdasarkan pada urutan proses untuk menghasilkan produk dan/atau jasa yang diberikan kepada pelanggan. Perhatian kepada setiap proses ini diharapkan dapat meminimalisir kemungkinan keragaman hasil (output) yang dihasilkan, atau dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya kesalahan dari yang sudah ditetapkan di awal. Dan dari kesalahan yang terjadi kemudian dapat dilakukan perbaikan secara berkelanjutan.
Berdasarkan pada hal di atas, berikut beberapa tahapan yang dapat dilakukan dalam mengimplementasikan perbaikan berkelanjutan di organisasi:
- Komitmen
Hal yang paling mendasar dalam penerapan konsep perbaikan yang berkelanjutan adalah komitmen. Sehingga diharapkan komitmen dapat diterapkan oleh semua orang dari semua level organisasi.
- Program peningkatan
Dalam menerapkan pebaikan berkelanjutan, organisasi diharapkan memiliki beberapa program yang saling berkesinambungan, tidak berjalan sendiri-sendiri. Sehingga pada akhirnya tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi dapat tercapai.
- Berdasarkan kualitas
Selalu diingat bahwa dalam proses menghasilkan produk dan/atau jasa yang baik berawal dari apa yang diinginkan oleh pelanggan dan kemudian keberhasilannya akan ditentukan berdasarkan kepuasan pelanggan. Maka, organisasi jangan berpuas diri apabila pelanggan sudah menyatakan puas, tetapi dapat kemudian melakukan perbaikan terhadap hal-hal yang masih dirasa kurang untuk menghasilkan kualitas yang baik.
- Tim yang solid
Terdapat sebuah pendapat yang menyatakan bahwa “Aset yang paling mahal adalah SDM”. Organisasi diharapkan dapat menyesuaikan dan bahkan meningkatkan kompetensi sesuai dengan posisi yang ditempati. Selain itu juga diharapkan dapat terjalin komunikasi yang baik diantara pegawai yang ada agar proses “Supply chain” yang berlangsung di perusahaan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
- Berkelanjutan
Proses perbaikan yang dilakukan oleh organisasi hendaknya tidak hanya dilakukan dalam satu kali siklus proses saja, tetapi dapat dilakukan secara berkelanjutan. Apabila dalam satu kali siklus terdapat suatu ketidaksesuaian yang kemudian telah dilakukan upaya perbaikan, maka hendaknya tetap melakukan upaya perbaikan tersebut dalam proses-proses selanjutnya.
- Inovasi
Organisasi hendaknya dapat menghargai dan memberikan kebebasan bagi setiap karyawannya untuk memberikan ide-ide bagi kepentingan perusahaan dalam segala aspek. Dengan begitu, maka akan dapat tercipta suatu kondisi yang positif diantara karyawan untuk dapat memajukan organisasi.
Sebagai penutup, dapat disampaikan bahwa implementasi perbaikan yang berkelanjutan di organisasi merupakan suatu hal yang sulit. Sertifikasi merupakan sebuah tahapan awal dari suatu perjalanan panjang organisasi dari kondisi yang kurang baik menjadi organisasi yang menerapkan sistem yang dapat dijalankan dengan lebih baik. Perbaikan secara berkelanjutan menjadi penting dalam perjalanan organisasi untuk selalu menjadi lebih baik lagi dan mampu bersaing di pasar global.
0 Comments